Transforma tus archivos en conocimiento: conecta Google Drive con ChatGPT
ChatGPT ahora lee tu Google Drive (con permiso, claro): descubre cómo activar esta funcionalidad para sacarle el máximo partido.
¿Te imaginas poder preguntarle algo a ChatGPT y que te responda con datos específicos de tu empresa, a través de los archivos y documentos internos? Pues deja de imaginarlo, porque eso ya es una realidad gracias a la función de conocimiento interno.
Si trabajas en equipo y tienes archivos en Google Drive que van y vienen, esta nueva función puede cambiar las reglas: menos tiempo buscando información, menos interrupciones, y todo ello con respuestas mucho más precisas.
En este artículo te voy a explicar cómo funciona, qué necesitas para activarlo, qué puedes (y qué no puedes) hacer, y por qué puede ser una muy buena opción si trabajas con ChatGPT en tu día a día.
Qué es el conocimiento interno en ChatGPT y para qué sirve
La función de conocimiento interno te va a permitir que ChatGPT pueda acceder directamente a información de tu empresa o grupo de trabajo, conectándose a fuentes como Google Drive.
Pero tranquilo, esto no significa que pueda ver todo sin control, sino que analiza el contenido al que tú le des acceso, lo indexa de forma segura y lo pone a tu disposición dentro del propio chat.
Básicamente, es como tener un ChatGPT con memoria corporativa. Increíble ¿verdad?
Qué tipo de archivos entiende (y cuáles no)
Actualmente, esta función solo está disponible para conectar con Google Drive de Google Workspace (no cuentas personales). De momento admite lo siguiente:
Google Docs
Google Slides
PDF
Word
PowerPoint
Archivos de texto sin formato
También puede leer parcialmente hojas de cálculo (Google Sheets y Excel), aunque no realiza análisis complejos, solo respuestas básicas.
Eso sí, las imágenes o gráficos incrustados todavía no los interpreta.
Cómo activarlo paso a paso
Vamos a ver como puedes empezar a disfrutar de esta opción. En función de la cantidad de usuarios que vayan a hacer uso de ella, se hace de una forma u otra.
Para equipos pequeños (autoservicio)
Si sois menos de 25 personas en el equipo, activar esta función es bastante sencillo. Cada usuario conecta su cuenta de Google Drive mediante autenticación ¨OAuth¨. Solo necesitas:
Ser parte de un espacio de trabajo de ChatGPT.
Ir a la configuración y conectar tu cuenta de Google.
¡Listo! ChatGPT empezará a sincronizar tus archivos de forma automática.
Dale a este link y sigue los pasos, ya verás que no tiene ningún misterio.
Para empresas grandes (configuración administrada)
En equipos con más de 25 personas, los administradores tienen que hacer lo siguiente:
Crear una cuenta de servicio de Google.
Dar permisos de solo lectura a los archivos compartidos.
Configurar qué unidades compartidas incluir o excluir.
En este caso, los administradores del espacio de trabajo de ChatGPT tienen tres opciones para administrar unidades compartidas:
Incluir todas las unidades compartidas: Selección predeterminada sin exclusiones.
Incluir la mayoría de las unidades compartidas (excluir las específicas): Incluir de forma predeterminada y especificar los ID para las unidades a excluir.
Excluir la mayoría de las unidades compartidas (incluir las específicas): Excluir por defecto y especificar los ID para las unidades a incluir.
Una vez hecho, los usuarios no tienen que hacer nada más, ChatGPT se encargará de sincronizar y respetar todos los permisos automáticamente.
Si sigues teniendo dudas, pincha en este link y sigue las instrucciones.
🔒 Seguridad, permisos y sincronización
¿Qué ve cada usuario?
Una de las cosas que pueden echarte para atrás a la hora de usarlo, es la privacidad.
No debe ser algo que te preocupe, ya que cada usuario solamente accede a lo que se le ha dado permiso para ver en Google Drive.
Es decir, si tú no tienes permiso para ver un archivo, ChatGPT tampoco. Así de simple. Es por eso, que dos personas pueden preguntar lo mismo y recibir respuestas diferentes si tienen accesos distintos.
Cómo se actualizan los archivos en tiempo real
Una vez conectas Drive, hay una primera sincronización que puede tardar unas horas (o días, si tienes muchos archivos). Pero a partir de ahí, todo es más rápido:
ChatGPT se mantiene actualizado casi en tiempo real.
No necesitas hacer nada para que se actualicen los cambios.
Eso sí, ten en cuenta que si desconectas el Drive, se eliminará todo lo indexado.
Dudas que puedes tener
¿Qué pasa si no me aparece esa opción todavía?
Tienes que tener en cuenta que de momento es un lanzamiento beta público, por lo que van haciendo un despliegue gradual. Es posible que tu equipo todavía no haya sido activado. Cuando lo sea, el administrador recibirá una notificación para indicarle que puede usar esta nueva herramienta.
¿Puedo usarlo desde móvil o escritorio?
Por ahora no, solo la app de Windows tiene la experiencia completa como en la web. En móvil o Mac aún no está disponible, pero llegará pronto.
¿Se pueden consultar enlaces directamente?
No. De momento, no puedes pegar un enlace de Google Drive para que ChatGPT lo lea. Tiene que estar conectado por el sistema de conocimiento interno.
¿Solamente funciona con Google Drive?
Por ahora sí, pero están trabajando en nuevas integraciones: CRM, herramientas de colaboración, bases de datos y más.
Por qué esta función es clave para equipos digitales
Menos cambio de contexto, más productividad
Si trabajas con muchos documentos, sabes lo tedioso que es estar abriendo carpetas, buscando archivos o preguntando a un compañero dónde está “ese Excel con la info”.
Ahora, puedes hacerle la pregunta a ChatGPT directamente y que busque en tu propio Drive. Sin salir del chat. Ganas en comodidad, tiempo y productividad.
Aprovecha la IA con tu propia información
La verdadera magia de la IA no es solo lo que sabe… sino cómo usa lo que tú sabes. Al darle acceso a tus documentos, la IA se convierte en un asistente mucho más potente, capaz de ayudarte con respuestas reales, concretas y adaptadas a lo que necesitas.
Conclusión
El conocimiento interno es una de esas funciones que, una vez la pruebas, ya no quieres volver atrás.
Si trabajas en equipo, si usas Drive a diario, o si simplemente quieres ahorrar tiempo buscando información, esto es para ti.
Y lo mejor es que no tienes que ser técnico ni saber programar. Solo necesitas activar la función y dejar que ChatGPT haga el resto.
Así que ya sabes: si puedes activarlo, hazlo. Y si todavía no lo tienes disponible… paciencia, pronto podrás descubrirlo 😉
Llevo tiempo trabajando con ChatGPT para tareas del día a día, pero esto de conectarlo con Google Drive es otro nivel.
Gracias por la aportación :)